Сводные таблицы это излюбленная функция уверенных пользователей Excel. Конечно, Excel тяжеловесный чемпион среди электронных таблиц. Но Google Sheets бесплатный web-инструмент, который идеален для совместной работы и обладает множеством собственных возможностей.
Электронная таблица это просто набор строк и столбцов. При пересечении строк и столбцов образуются ячейки. Это то куда вы записываете данные, используя формулы. С ростом таблицы и появлением всё больше и больше записей, вам понадобится инструменты для понимания этих данных.
Это включает в себя возможность создания сводных таблиц, которые помогут вам разобраться в ваших таблицах и найти в них смысл. С помощью сводной таблицы вы можете создавать отчеты, которые помогут вам лучше понять исходные данные.
Построение сводной таблицы в Google Sheets проще чем вы думаете. В этом уроке, я научу вас как использовать Google Sheets для создания мощных сводных таблиц, которые кромсает и формирует ваши данные прямо в веб-браузере.
Как быстро использовать сводные таблицы в Google Sheets (смотри и учись)
В видеоуроке ниже, я помогу вам начать работать с Google Sheets, чтобы вы смогли проанализировать ваши данные. К концу видео, вы узнаете как использовать сводные таблицы по версии Google, для обработки больших объемов данных и их понимания.
Продолжайте читать иллюстрированное, пошаговое руководство по использованию сводных таблиц в Google Sheets. Читайте и следуйте:
Почему сводные таблицы?
Проблема не в нехватке данных. Проблема в том, что у всех у нас слишком много данных, в которых мы должны найти осмысленные способы взглянуть на набор данных.
Сводные таблицы это лишь инструмент, который мы можем использовать для анализа наших данных. Они помогают нам брать большой набор данных и создавать отчеты, которые отвечают на наши вопросы.
Таблицы GoogleКак создавать профессиональные диаграммы в Таблицах Google
Просмотрите на снимок экрана ниже, чтобы увидеть мощь сводных таблиц. Все они связаны с одним и тем же набором данных, но имеют разные представления итоговых данных. Я собрал свою внештатную работу, показав счета моих клиентов, топ-проекты и клиентские счета за год.
Сводные таблицы берут ваши исходные данные и помогают вам лучше понять их, группируя и подводя итог ваших данных. Давайте узнаем, как использовать сводные таблицы в Google Sheets.
1. Загружаем пример данных
К этому уроку я предлагаю пример набора данных, на которых вы можете учиться, повторяя то, что я делаю. Я создал липовые данные «счетов клиентов» или суммы, на которые мы выставили счета нашим клиентам за фиктивную нештатную работу.
Данные в формате CSV (значения разделены запятой) или необработанные данные, которые вы импортируете в таблицы. Загрузите и распакуйте этот файл, найдите там файл "sample-data.csv".
Вот как импортировать данные в Таблицы Google:
Шаг 1. Создайте новую таблицу
Заходим на Google Drive и начинаем создание нового файла таблицы. Импортирование лучше начинать с пустого листа.
Шаг 2. Импорт данных в Google Sheets
Найдите пункт меню Файл > Импорт. Укажите на файл sample-data.csv для его импорта.
Шаг 3. Выбираем параметры
Я оставлю опции по умолчанию. Я предпочитаю Создать таблицу для создания отдельного файла и автоматическое обнаружение разделителей. Нажмите Импортировать для завершения.
Когда импортирование будет завершено, то вы увидите сверху ссылку на ваши данные, нажав на которые, вы увидите загруженные данные в таблицу Google.
2. Вставка сводной таблицы в Google Таблицы
Теперь у нас есть необработанные данные. Для продолжения выделим столбцы, в которых хранятся данные, затем перейдем Данные > Сводная таблица, для вставки сводной таблицы.
Изучаем редактор отчетов
Теперь мы готовы начать обработку наших данных. Это означает, что мы будем использовать Редактор отчётов Таблиц Google, для построения различных представлений наших данных, чтобы они лучше читались.
Для сводных таблиц берутся большие таблицы исходных данных и размещаются в отчёте так, что вы можете их понимать. Редактор отчётов это инструмент таблиц для построения вашей сводной таблицы и лучшего понимания ваших данных.
Давайте познакомимся с Редактором отчётов. В Таблицах Google есть четыре опции на левой стороне, для размещения данных в сводной таблице в: Строки, Столбцы, Значения, и Фильтр.
Если мы нажмём Добавить поле в любом варианте, вы увидите названия столбцов ваших исходных данных. Нажмите на название столбца, чтобы добавить данные в заданном формате.
В этом и состоит магия сводных таблиц. Вы можете взять любые столбцы своих исходных данных и построить отчёт, размещая поля исходных данных в сводной таблице.
Например, если я нажму Добавить поле рядом со Строки, а затем нажму Client, вы увидите следующее:
Сводная таблица показывает каждого из моих клиентов на отдельной строке. Сводная таблица берёт исходные данные и отображает их в отчёте. Мы можем продолжить и добавить, выставленные счета для каждого клиента, в редактор отчётов.
Вот, что делает каждая из четырёх опций в редакторе отчётов, когда вы добавляете в него поле:
- Строки — добавьте столбец как строку, чтобы увидеть каждое из значений на левой стороне вашей сводной таблицы.
- Столбцы — когда вы добавляете поле как столбец, каждый из элементов будет показан в отдельном столбце.
- Значения — разместите цифровые значения в раздел значений
- Фильтр — вы можете указать поля в разделе полей, что позволит вам отфильтровать ваши данные, например отфильтровать данные по конкретному году.
Посмотрите на скриншот ниже, чтобы увидеть полный отчёт, который я сделал с помощью таблиц Google. Я указал клиентов в строки, типы проектов в столбцы. Я также разместил выставленные счёта в полях значения, чтобы увидеть количество комбинации.
Потратьте несколько минут, чтобы рассмотреть редактор отчётов, вписывая различные столбцы данных, в разные области редактора отчётов.
3. Анализ данных с помощью сводных таблиц
Всё настроено, пришло время использовать сводные таблицы, чтобы получше разобраться в нашем наборе данных. Давайте по-другому взглянем в нашей исходной таблице:
В каждой строке есть несколько ключевых данных о проекте, который мы сделали для клиента:
- Клиент, для которого мы выполняли работу.
- Тип проекта, который мы выполнили каждый раз.
- Дата, когда проект был закончен.
- Потраченные часы; сумма, на которую выставлен счёт; расчётная «почасовая ставка»
Поскольку каждая строка представляет собой комбинацию клиент-проект, трудно обобщить наши данные.
Сводная таблица может помочь нам быстро ответить на вопросы по этими данными:
- Какому клиенту выставить счёт за больше всего оказанных услуг?
- Какой тип проекта имеет самую высокую почасовую ставку?
- Но сколько всего мы выставили счетов в 2016, по сравнению с 2017?
Давайте посмотрим на то, как построить такие сводные таблицы ниже:
Какому клиенту мы выставили больше всего счетов?
Вся идея сводных таблиц заключается в том, что мы можем использовать их для понимания наших таблиц. У нас, конечно, нет времени, чтобы вручную вычислить эти вещи, поэтому сводные таблицы — дадут нам ответ.
Для нашего первого примера, давайте попробуем найти, сколько мы выставили счет каждому клиенту. Нам нужно начать с выборки клиента, а затем отобразить суммы для каждого клиента.
Давайте разместим клиентов (client) по строкам, а amount billed в поле значения:
Это простой пример, но он, как раз то, что доктор прописал. В исходных данных было бы сложно подвести подитог по клиенту, а сводная таблица делает это на одном дыхании.
Какой тип проекта имеет самую высокую почасовую ставку?
На этот раз, давайте заменим клиентов на тип проекта. Так как мы хотим увидеть почасовую ставку за проект, давайте уберём поля, добавленные в первом примере. Вы можете сделать это, нажав на X для каждого поля в редакторе отчёта.
Теперь, давайте разместим project type по строкам, а hourly rate в раздел значений нашего отчёта:
Однако мы не хотим видеть сумму почасовых ставок. Мы предпочли бы видеть средние почасовые ставки.
Нажмите на стрелочку рядом с Суммировать по и выберите AVERAGE. Это изменяет способ отображения сумм; теперь, мы видим среднюю часовую ставку для клиента.
Этот пример является отличной иллюстрацией того, что вы можете просматривать суммы по-разному. Попробуйте другие значения в этом выпадающем списке, например count, max, min и другие.
Выставленные счёта по годам
Теперь давайте разложим наши данные и разделим их по годам.
На этот раз по вашему выбору: вы можете поместить либо клиента, либо тип проекта в виде строк в сводной таблице. В любом случае, забросьте Year в раздел столбцов. Это разбивает счета для каждого клиента по годам и помещает каждого клиента в свою собственную строку.
Все эти сводные таблицы привязаны к одному и тому же источнику данных. Построение этих отчетов вообще не заменяет или изменяет исходные данные. Это даёт нам возможность лучше анализировать и просматривать наши данные.
Узнайте больше о Таблицах Google
Таблицы Google являются основным продуктом, который я применяю для своей внештатной работы. Я использую его для организации творческой работы, планирования проектов и сверки дохода, который я ожидаю получить с клиентов.
Лучше всего в Таблицах это то, что это особый гибрид между традиционным приложением таблиц и подключенным веб-инструментом. У вас есть приложение мощь приложения таблиц для внесения ваших данных и использования формул. А также у вас инструмент, который подключается к веб-службам и может легко получать данные.
Вот ещë уроки, которые помогут вам увидеть невероятный потенциал, который предлагают Таблицы. Посмотрите, хотя бы, один из них, чтобы узнать больше:
- Google SheetsHow to Track Stock Data in Google Sheets - With GOOGLEFINANCE Function
- Таблицы GoogleКак использовать IFTTT с таблицами Google
- Таблицы GoogleКак создавать веб-формы ввода в Google Sheets
Как вы используете сводные таблицы в Таблицах Google? Или есть ли другие инструменты, которые вы используете для анализа данных ваших таблиц? Дайте мне знать в комментариях ниже.